Zwischen heute und 2029 müssen Unternehmen, die Veeva CRM einsetzen, eine strategische Entscheidung über ihre zukünftige CRM-Plattform treffen.
Diese Veränderung ist nicht optional. Sie wird getrieben durch:
- die Ablösung des bisherigen Veeva Legacy CRM auf Salesforce-Basis
- steigende regulatorische Anforderungen und höhere Erwartungen an Datenschutz und Compliance
- die Notwendigkeit eines integrierten Ansatzes für HCP-Engagement, Außendienststeuerung und Compliance
Wenn Ihr aktuelles CRM abgekündigt wird oder nicht mehr zu modernen Commercial-Modellen passt, ist jetzt ein entscheidender Zeitpunkt.
Diese Entscheidung geht weit über Technologie hinaus. Sie wird prägen, wie Ihre Organisation Kundendaten verwaltet, Außendienstteams befähigt, Compliance integriert und Wachstum über Märkte hinweg in den kommenden Jahren steuert.
In dieser Phase geht es nicht nur darum, eine neue CRM-Plattform auszuwählen, sondern auch darum, die umfassenderen geschäftlichen Auswirkungen dieser Veränderung zu verstehen.
- Welche internen Systeme hängen von Ihrer aktuellen Umgebung ab?
- Welche Prozesse sind durch Unterbrechungen gefährdet?
- Wie gut ist Ihre Organisation auf eine validierte Migration vorbereitet?
Bevor Sie Ihre Roadmap definieren, sollten Sie strategisches Bewusstsein in einen strukturierten Plan überführen. Der nächste Abschnitt zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eine compliant und zukunftsfähige Migrationsstrategie aufbauen – von Readiness Audits bis zur erfolgreichen Implementierung.
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In dieser ersten Phase werden potenzielle neue CRM-Systeme bewertet, die Anforderungen Ihrer Organisation und Ihre langfristige Strategie analysiert und schließlich die optimale zukünftige CRM-Plattform ausgewählt. Dazu gehören auch die Definition der übergeordneten Migrationsziele und des Projektumfangs.
Ergebnis:
Eine belastbare Entscheidung für das Ziel-CRM, ein klares Verständnis seiner Fähigkeiten und ein strategischer Grundplan mit Projektzielen und übergeordnetem Zeitrahmen.
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In diesem Schritt wird Ihre bestehende Veeva-CRM-Konfiguration umfassend geprüft – einschließlich Customizings und Integrationen –, um den aktuellen Stand und die Unterstützung bestehender Geschäftsprozesse vollständig zu verstehen.
Ergebnis:
Eine vollständige und dokumentierte Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Veeva-CRM-Umgebung, einschließlich aller bestehenden Funktionen und Datenstrukturen.
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In dieser Phase werden Business Stakeholder eingebunden, um zu validieren, ob die aktuelle Veeva-CRM-Konfiguration und die zugehörigen Prozesse weiterhin zu ihren Anforderungen passen. Gleichzeitig werden Lücken oder Optimierungspotenziale identifiziert und detaillierte Anforderungen an das neue CRM dokumentiert.
Ergebnis:
Ein validierter Satz geschäftlicher Anforderungen für das neue CRM, der klar beschreibt, was aus den bestehenden Veeva-CRM-Prozessen geändert, optimiert oder beibehalten werden soll – formal dokumentiert und von den relevanten Stakeholdern freigegeben.
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Aufbauend auf den vorherigen Schritten erfolgt hier eine tiefgehende Analyse Ihrer Veeva-CRM-Datenqualität, einschließlich der Identifikation von Dubletten oder Inkonsistenzen sowie der Durchführung notwendiger Bereinigungsmaßnahmen.
Ergebnis:
Hochwertige, bereinigte und präzise gemappte Daten aus Veeva CRM, bereit für den Import in das neue System und mit minimalem Risiko datenbezogener Probleme nach der Migration.
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Dieser Schritt umfasst die Übernahme von Daten und Konfigurationen aus Veeva CRM sowie die praktische Einrichtung des ausgewählten Ziel-CRM auf Basis der definierten Anforderungen – einschließlich Feature-Konfiguration, individueller Anpassungen und notwendiger Integrationen.
Ergebnis:
Eine konfigurierte neue CRM-Umgebung, die die optimierten Geschäftsprozesse abbildet und Ihre strategisch relevanten Daten enthält.
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Nach der Konfiguration und den ersten Datenladungen umfasst diese Phase gründliche Systemtests, Integrationstests, Performance-Tests und User Acceptance Testing (UAT), um sicherzustellen, dass alle Funktionen, Integrationen und migrierten Daten korrekt sind und im neuen CRM wie erwartet funktionieren.
Ergebnis:
Ein vollständig getestetes und validiertes neues CRM-System, das alle definierten geschäftlichen und technischen Anforderungen erfüllt und für die finale Datenmigration und Nutzeradoption bereit ist.
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In dieser letzten Phase erfolgen die vollständige finale Datenmigration in das neue CRM, umfassende Schulungsprogramme für alle Endanwender sowie ein belastbares Change Management, um die Organisation auf den kontrollierten Cutover zum operativen Tagesbetrieb vorzubereiten.
Ergebnis:
Ein reibungsloser und erfolgreicher Übergang in das neue CRM – mit vollständigen Daten, gut vorbereiteten Anwenderteams und einer strukturierten organisatorischen Einführung, sodass das neue System sofort produktiv genutzt werden kann und schnell Mehrwert liefert.
- Wurde bereits eine verbindliche Entscheidung zur CRM-Migration getroffen?
- Welche Optionen werden aktuell in Betracht gezogen?
- Stehen Sie bereits mit Veeva im Austausch zum Migrationsprozess?
- Haben bereits CRM-Workshops stattgefunden?
- Haben Sie bereits ein technisches Assessment mit Veeva durchgeführt?
- Arbeiten Sie mit einem IS-Partner an der Vorbereitung der Migration?
- Wie viele Veeva-CRM-Orgs nutzen Sie aktuell?
- In wie vielen Ländern sind Sie aktiv und wie viele Nutzer gibt es ungefähr?
- Haben Sie einen Order-Management-Prozess etabliert?
- Wie handhaben Sie Ihr Event-Management?
- Wie viele Integrationen bestehen derzeit, und sind diese dokumentiert?
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Fehler: Davon auszugehen, dass sich alles 1:1 aus dem alten System in das neue übertragen lässt.
Lösung: Nutzen Sie die Migration als Optimierungschance. Gestalten Sie Ihre Prozesse für die Möglichkeiten des neuen CRM – statt Legacy-Ineffizienzen zu reproduzieren.
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Fehler: Integrationen mit Systemen wie MDM, Marketing Automation, ERP oder Analytics nicht vollständig zu erfassen.
Lösung: Führen Sie frühzeitig ein umfassendes Audit Ihrer Systemlandschaft durch. Identifizieren Sie technische und fachliche Abhängigkeiten, um Überraschungen nach dem Go-live zu vermeiden.
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Fehler: Die Migration ausschließlich als IT-Thema zu behandeln.
Lösung: Binden Sie Commercial-, Medical-, Compliance- und Field-Teams von Beginn an ein. Ihr Input ist entscheidend, um eine Lösung zu gestalten, die in der Praxis funktioniert.
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Fehler: Unbereinigte, veraltete oder nicht validierte Daten zu migrieren – und damit Datenintegrität und Compliance zu gefährden.
Lösung: Setzen Sie einen Datenbereinigungs- und Validierungsplan auf, der mit GxP- und regulatorischen Anforderungen abgestimmt ist. Audit Trails und Dokumentation sollten von Anfang an berücksichtigt werden.
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Fehler: Die Testphase zu verkürzen oder nicht ausreichend Gewicht auf unterschiedliche Testszenarien mit allen relevanten Nutzerprofilen des neu migrierten Systems zu legen.
Lösung: Ein koordiniertes Testing mit erfahrener Begleitung. SITs für Integrationen und Customizings sowie UATs unter Einbindung Ihrer Stakeholder. So stellen Sie sicher, dass es weder beim Go-live noch im laufenden Betrieb zu unangenehmen Überraschungen kommt.
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Fehler: Davon auszugehen, dass Nutzer sich nach dem Go-live schon „zurechtfinden werden“.
Lösung: Bieten Sie rollenspezifische Schulungen, Change-Kommunikation und Hypercare nach dem Launch an. Die Nutzeradoption entscheidet maßgeblich über den Erfolg eines CRM-Systems.
Engagement Manager•Veeva Migrations
Eine Veeva-CRM-Migration ist mehr als ein technisches Upgrade – sie ist eine strategische Transformation. Das Team von Craftware war bereits bei einem Early Adopter erfolgreich eingebunden, mit Schwerpunkt auf Integration Engineering:
- Technical Delivery Management
- Neuentwicklung bestehender Anpassungen
- Integration Management
- Testing
- DevOps
- Data Conflict Resolution
Diese Erfahrung liefert uns laufend Erkenntnisse und die notwendige Agilität, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren, bevor sie für neue Kunden zu echten Blockern werden.
